Document informatif, dans un premier temps, le devis, une fois validé et signé, devient un contrat de vente qui engage à la fois le professionnel et le client. Il doit répondre en conséquence à un certain nombre d’obligations.
Si, au premier abord, établir un devis complet et conforme peut paraître long et compliqué, il existe des solutions en ligne pour vous simplifier la tâche et vous faire gagner un temps précieux.
Dans cet article, nous vous expliquons justement comment faire un devis en ligne sans s’arracher les cheveux.
Devis en ligne, quels avantages ?
Si vous faites vos devis en ligne, vous avez l’assurance de gagner du temps dans votre gestion administrative. Grâce à l’automatisation, vous créez des devis personnalisés professionnels avec toutes les mentions obligatoires en seulement quelques minutes et tous vos documents sont sauvegardés au même endroit. C’est d’autant plus de temps gagné à consacrer à votre cœur de métier ou votre vie personnelle.
Le devis est souvent votre premier contact avec le client, qui jugera de votre sérieux et de votre fiabilité à travers ce document. Un devis clair, détaillé et bien présenté montrera au client que vous avez bien compris sa demande. Vous pouvez justement personnaliser vos devis sur bon nombre de logiciels de facturation en ligne.
Quel outil de devis en ligne choisir ?
Il existe une multitude d’outils, logiciels et applications gratuits ou payants pour faire vos devis en ligne. Votre choix doit notamment se faire en fonction du nombre de devis à établir, de la gestion de la TVA, de votre niveau en informatique et des fonctionnalités dont votre entreprise a besoin.
Par exemple, si vous démarrez votre activité et ne faites que 5 ou 6 devis par an, un simple document à remplir en ligne et à envoyer par e-mail pourra être suffisant. Attention cependant, cela nécessite un minimum de rigueur et d’attention, puisqu’il vous faudra tout remplir par vous même.
Si vous êtes entrepreneur ou artisan, mieux vaut utiliser un logiciel de facturation en ligne compatible tous supports proposant des fonctionnalités simples. Des fonctionnalités comme l’importation des fichiers clients et produits, la validation de devis en ligne ou encore le paiement en ligne, vous feront gagner beaucoup de temps.
Les plus grandes entreprises apprécieront les logiciels multifonctions plus complexes, qu’elles personnaliseront selon leurs besoins.
Comment faire un devis en ligne ?
Quel que soit le logiciel de devis en ligne que vous choisirez, vous devrez remplir au minimum :
- le nom et les coordonnées de votre client,
- vos produits et/ou services, le prix unitaire Hors taxes correspondant, la quantité et la TVA s’il y en a,
- la date de création, ainsi que la date d’expiration du devis,
- vos conditions de paiement.
En règle générale, vous avez déjà renseigné vos mentions légales, identification à la TVA et assurance lors de la création de votre compte sur le logiciel. Ces informations sont automatiquement reprises sur vos devis.
Pas besoin de sortir la calculette pour vos sommes totales, remises et acomptes, le logiciel s’occupe des calculs pour vous en prenant en compte la gestion de la TVA, si vous l’avez paramétrée.
Il ne reste plus qu’à envoyer votre devis via votre logiciel de facturation ou votre messagerie professionnelle, en prenant soin de joindre vos conditions de vente et le tour est joué !
Retenez ceci : un devis clair et complet est primordial pour aboutir au contrat de vente et éviter les litiges avec vos clients. Lorsque vous faites un devis en ligne, veillez à ce que la solution choisie soit la plus simple possible et qu’elle gère effectivement la TVA et toutes les mentions obligatoires. Non seulement votre entreprise gagnera un temps précieux en termes de productivité, mais en plus, vous renverrez une image sérieuse et professionnelle à travers vos devis.
